ERP vs. CRM: Die wichtigsten Unterschiede

Integration oder Insellösung?

Unser (Arbeits-)Alltag ist geprägt von Akronymen: ERP und CRM sind nur zwei von vielen. Beide Softwarelösungen haben viele Gemeinsamkeiten und vereinfachen durch eine intelligente Verknüpfung von Informationen und Prozessautomatisierungen die Arbeit in Unternehmen. Im Idealfall greifen beide Systeme ineinander, nämlich dann, wenn das CRM ein Bestandteil der ERP-Lösung ist. Doch ein CRM-System funktioniert auch als Einzellösung.

Wir erklären in unserm Artikel die wesentlichen Unterschiede zwischen ERP und CRM und wie das volle Potenzial beider Lösungen durch Integration ausgeschöpft werden kann.

CRM-System für erfolgreiches Kundenbeziehungsmanagement

Die Abkürzung CRM steht für Customer-Relationship-Management. Vereinfacht gesagt ist ein CRM ein Adressmanagement, allerdings greift dieser Begriff zu kurz, da ein solches System weit mehr umfasst als das Management von Adressen und Kunden. Vielmehr geht es bei einem CRM-System um eine systematische Gestaltung der Beziehungen und Interaktionen, die ein Unternehmen mit seinen bestehenden und potenziellen Kunden pflegt.

Ein CRM-System fungiert als zentrale Datenbank eines Unternehmens, in der alle Informationen zu Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten zusammenfließen. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, ungenutzte Potenziale zu identifizieren und durch die Automatisierung von Kommunikations- und Vertriebsprozessen voll auszuschöpfen. Das Ziel: den Umsatz steigern und die Geschäftsbeziehungen verbessern.

Wie funktioniert ein CRM-System?

Eine CRM-Software dient als Kundendatenbank und erfasst diverse Informationen zu den Kontakten wie Anschrift, Position, E-Mail-Adresse, Aktionen, Gespräche oder Social-Media-Profile. Darüber hinaus lassen sich mit einem CRM-System weitere wichtige Notizen wie etwa persönliche Kommunikationsvorlieben des Kunden festhalten. Die Software bündelt sämtliche Informationen in einer einheitlichen Struktur: dadurch erhalten Unternehmen eine Gesamtsicht ihrer Kunden. Entsprechenden Auswertungen geben detaillierte Auskünfte über das Kundenverhalten und die Geschäftsbeziehung.

Bedeutung eines CRM

Unternehmen können mittels eines CRM-Systems nicht nur die Beziehungen zu Kunden, sondern auch zu Mitarbeitern, Partnern und Lieferanten verbessern. Ein CRM-System zeigt relevante Daten zur Nachverfolgung wie zum Beispiel die Vorgeschichte des Kunden, Bestellungen oder offene Tickets in einem individuell anpassbaren Rahmen an. Somit übt die Software einen entscheidenden Einfluss auf die Akquise von Neukunden sowie auf die Bindung von Bestandskunden aus.

Die Vorteile eines CRM

Erweiterung des Kontaktmanagements
Teamübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen
Steigerung der Produktivität
Stärkung des Vertriebsmanagements
Erstellung exakter Prognosen und zuverlässiger Berichte
Erhöhung der Kundenzufriedenheit und der Kundenbindung
Maximale Kapitalrentabilität von Marketingaktivitäten

Warum ERP? Geschäftsprozesse erfolgreich steuern und verwalten

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. Wie der Name bereits verrät, verwaltet, steuert und plant das ERP-System im Gegensatz zum CRM-System die Gesamtheit aller Prozesse eines Unternehmens. Die Hauptaufgabe des ERP-Systems besteht darin, die verschiedenen Prozesse und Geschäftsbereiche zu verknüpfen, zu koordinieren und die Kosten nachhaltig zu reduzieren.

Wie funktioniert ein ERP-System?

Als eine Art „Herz“ pulsiert ein ERP-System durch das gesamte Unternehmen und etabliert strukturierte und effiziente Abläufe. Enterprise Lösungen sorgen mit einer einheitlichen Datenbasis dafür, dass Geschäftsprozesse nahtlos ineinandergreifen. Moderne ERP-Systeme sind modular aufgebaut, mobil einsetzbar und individuell anpassbar. Ein ERP-System setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen, wie beispielsweise der Produktionsplanung, dem Controlling, der Warenwirtschaft, dem Projektmanagement oder dem Finanz- und Rechnungswesen.

Bedeutung eines ERP

Ob Kleinbetrieb oder Großkonzern: Ein ERP-System als Komplettlösung integriert Abläufe und Abteilungen und verzahnt vor- und nachgelagerte Prozesse. Das ermöglicht eine transparente und systematische Verwaltung, Steuerung und Analyse von Geschäftsprozessen. Informationen und Transaktionen aus allen Unternehmensbereichen werden in einer einheitlichen Datenbank verwaltet – das gewährleistet nahtlose Prozesse, die für effiziente und flexible Geschäftsabläufe sorgen.

Die Vorteile eines ERP

Minimierung von Fehlerquellen durch manuelle Bearbeitung
Einheitliche Datenhaltung ohne Redundanzen
Zentraler Zugriff auf aktuelle, zuverlässige Informationen
Zeitersparnis durch zentrale Datenhaltung
Abteilungsübergreifende, nahtlose Abbildung der Prozesse
Detaillierte Berichte und Auswertungen
Analyse von Rentabilität, Liquidität und Performance
Workflows und Automatisierungen

ERP vs. CRM – wie beide Systeme erfolgreich integriert werden

Aus den Definitionen von ERP und CRM lassen sich noch einmal ganz klar die Unterschiede dieser beiden Systeme zusammenfassen: Die Stärken des CRM-Systems liegen im Bereich der Interaktion mit den Kunden – anders ausgedrückt im Front Office. Das ERP-System hingegen steuert und verwaltet die Geschäftsprozesse abteilungsbergreifend. Der Fokus liegt hier auf dem Back Office des Unternehmens.

Da beide Systeme zwar unterschiedliche, aber essenzielle Aufgaben im Unternehmen erfüllen, ist eine Integration von CRM und ERP empfehlenswert. Wenn die Systeme Hand in Hand gehen profitiert ein Unternehmen von entscheidenden Vorteilen in Bezug auf Informationsfluss, Workflow und Transparenz. Hat der Vertrieb beispielsweise einen neuen Kunden gewonnen, ist es durch eine Integration der Systeme möglich, die gesammelten Daten automatisch von der CRM-Software an das ERP-Programm zu übergeben. Die fehleranfällige manuelle Eingabe der Kundenhistorie im ERP-System entfällt und die nächsten Schritte können effizient geplant werden.

Umgekehrt erhält auch der Vertrieb wichtige Informationen aus dem ERP-System, zum Beispiel für den nächsten Kundenbesuch.
Wenn Sie als Unternehmer Ihre CRM- und ERP-Systeme miteinander verknüpfen möchten, stehen Ihnen grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Die Verbindung einer dedizierten (= für einen bestimmten Einsatzzweck vorgesehenen) CRM-Software mit dem ERP-System per Schnittstelle oder
ein ERP-System mit bereits integriertem CRM-Modul.

Option 1: ERP-System und CRM-Schnittstelle

Betrachtet man den Funktionsumfang beider Optionen, haben Stand-Alone-CRM-Lösungen definitiv mehr zu bieten. CRM-Systeme wurden eigens dafür entwickelt, Kundenbeziehungen zu verwalten und zu optimieren. In dieser Hinsicht sind sie in der Regel besser ausgestattet als ERP-Systeme, die die gesamten Unternehmensprozesse abbilden. Insbesondere in den Bereichen Lead-Management, Vertriebssteuerung der Außendienstmitarbeiter, Integration von Social Media sowie der Verwaltung von Verkaufschancen oder vertrieblichen Auswertungen liegen spezielle CRM-Systeme klar in Führung.

Option 2: ERP System mit CRM-Modul

Bildet das CRM einen Teil des ERP-Systems, greifen alle Unternehmensbereiche auf dieselben Daten zu, wodurch eine Synchronisation entfällt und die Prozesse reibungslos ablaufen. Ein weiterer Vorteil eines in das ERP-System integrierten CRM-Moduls besteht darin, dass die abteilungsübergreifenden Funktionen genutzt werden und so zum Beispiel Produktionskapazitäten in die Angebotskalkulation mit einbezogen und als Folge genauere Liefertermine definiert werden können. Aus preislicher Sicht sind CRM-Module zudem meistens günstiger als Stand-Alone-Lösungen. Die Module werden je nach ERP-Systemanbieter bereits in den Preis inkludiert oder können dazugekauft werden.

Fazit: Integration von CRM und ERP empfehlenswert

Ob Sie sich als Unternehmer für ein ERP, CRM oder integriertes System entscheiden, hängt stark von Ihren individuellen Anforderungen ab. Eines haben ERP und CRM aber auf jeden Fall gemeinsam: Sie sind essenzielle Tools mit hohem Integrationspotenzial und ermöglichen es Ihnen, dank der abgebildeten Prozesse wichtige Entscheidungen für den nachhaltigen Unternehmenserfolg zu treffen.

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