It's a Match! Tipps für die Auswahl eines ERP-Anbieters

 
Die Digitalisierung nimmt Fahrt auf, insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sind auf Überholkurs. ERP-Lösungen spielen im Rahmen der digitalen Transformation eine zentrale Rolle in Unternehmen, denn sie verbinden Daten und Prozesse, Systeme und Geräte. Zu komplex, zu mächtig und mit hohen Kosten verbunden: Lange wurden ERP-Systeme vor allem mit großen Konzernen assoziiert. Das hat sich längst geändert, heute bietet der ERP-Markt eine große Auswahl passender Software für jedes Unternehmen. Vielleicht eine zu große: gut 500 ERP-Systeme gibt es deutschlandweit. Da verwundert es kaum, dass die Suche nach der geeigneten Software eine Herausforderung darstellt. Fehlentscheidungen können weitreichende Negativfolgen haben, nicht nur finanzielle.
 
Doch wie findet man als Unternehmen unter einer Vielzahl an Softwareanbietern nun den richtigen und welche Kriterien spielen dabei eine Rolle? Wir haben vier Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, den passenden ERP-Partner zu finden.

ERP-Auswahl: Gute Planung ist der halbe Erfolg

Die Planungsphase ist der wohl wichtigste Meilenstein im Rahmen eines ERP-Projekts. Denn die Einführung oder Migration eines ERP-System geht weit über die Implementierung hinaus. Der Softwareauswahl sollte eine Bestandsaufnahme vorausgehen: Je fundierter Prozess-, Organisations-, und Datenanalysen durchgeführt, klare Ziele gesetzt und Schnittstellen definiert werden, desto erfolgreicher wird das Projekt verlaufen. Zu den globalen Zielen einer ERP-Einführung zählt die nachhaltige Geschäftsprozessoptimierung: Die Ausgangslage spiel für die Identifizierung von Schwachstellen in Prozessabläufen eine große Rolle: Wird eine andere ERP-Software abgelöst oder wurde bis dato mit Excel- und Access-Anwendungen gearbeitet?

Ein ERP-System wird durchschnittlich zehn bis 15 Jahre eingesetzt, oft auch länger. Wer Folgekosten und Änderungsaufträge vermeiden möchte, sollte den eigenen Prozessanforderungen im Vorfeld genügend Aufmerksamkeit schenken und die Analyseergebnisse in die ERP-Ausschreibung einfließen lassen. Die meisten ERP-Systeme auf dem Markt verfügen über zahlreiche Standardfunktionen, die allerdings nicht für alle Abläufe gleichermaßen geeignet sind und selten hundertprozentig mit den Organisationsstrukturen übereinstimmen. Fakt ist: es gibt wohl keine ERP-Software, die auf Anhieb alle Anforderungen optimal erfüllt. Es lohnt sich daher, im Vorfeld entscheidende Fragen zu beantworten.

 

Soll das System lokal oder in der Cloud betrieben werden? Soll die Software standardisiert oder individualisiert sein? Bietet der Anbieter ERP-Customizing an, also die Anpassung der Software an unternehmens- und branchenspezifische Bedürfnisse? Ein großer Vorteil von Customizing liegt darin, dass sich Geschäftsprozesse agil an sich verändernde Markt- und Branchenbedingungen adaptieren lassen (mehr dazu in unserem Artikel „Mythen rund um ERP-Customizing“). Bei jeder Art von Anpassung muss sichergestellt sein, dass das ERP updatefähig und stabil bleibt – nur so sind die Investitionssicherheit und Langlebigkeit der Software gewährleistet. Customizing bietet einen enormen Mehrwert, ist allerdings auch mit einem gewissen Aufwand verbunden: welche Kosten dadurch entstehen, sollte im Vorfeld geklärt werden.

 

Das Priorisieren der Anforderungsliste vereinfacht Ihnen die Auswahl: Definieren Sie zentrale Prozesse und wichtige Funktionen, die die Software für einen reibungslosen Ablauf und eine langfristige Verbesserung abbilden muss. Eine der großen Herausforderungen auf Anwenderseite liegt in der Formulierung einer belastbaren Leistungsbeschreibung, also der Erstellung eines Lastenhefts, für das anstehende ERP-Projekt. Hier geht es explizit darum, mögliche Prozessverbesserungen herauszuarbeiten, die das vorhandene System nicht abdeckt. Durch die Ausarbeitung eines Lastenhefts gewinnen Unternehmen Klarheit über ihr Anforderungsprofil und die Ziele, denn es setzt eine Evaluierung des Ist-Zustands sowie eine Analyse und Gewichtung der Optimierungspotenziale voraus („must have“ vs. „nice to have“).
 
Neben dem Lastenheft empfiehlt es sich, eine Prozessbeschreibung, Mengengerüste, Besonderheiten des Unternehmens sowie qualitativ und quantitativ messbare Projektziele zu formulieren. Oberstes Ziel eines ERP-Projekts sollte immer eine Harmonisierung der Geschäftsprozesse sein, aufwendige und redundante Prozesse gilt es im Zuge der Reorganisation zu eliminieren.

Auf der sicheren Seite mit einer ERP-Branchensoftware

Im Rahmen einer ersten Softwarepräsentation zeigt sich meist, inwiefern die Lösung mit dem Anforderungsprofil übereinstimmt, wo es etwaige Differenzen gibt und wie der Anbieter diese lösen kann. Hilfreich kann auch die Abbildung und Demonstration realitätsnaher Beispielprozesse inklusiver eigener Beispieldaten des Anwenders sein. Bei größeren, komplexen ERP-Projekten empfiehlt es sich, einen Workshop mit dem Anbieter zu machen, um alle Anforderungen im Detail auszuloten.

 

Je höher die Spezifikation eines Unternehmens ist, desto weniger eignet sich eine Software von der Stange und desto mehr spricht für die Investition in eine ERP-Branchensoftware. Unternehmen aus der Fertigungsbranche müssen sich beispielsweise an gesetzliche und regulatorische Bestimmungen wie die Nachverfolgbarkeit von Chargen- und Seriennummern halten.

 
Eine Branchensoftware ist auch dann sinnvoll, wenn es etwa darum geht, die Produktivität einzelner Fertigungsmaschinen zu erhöhen. Diese speziellen ERP-Systeme sind bereits mit einer Vielzahl branchenspezifischer Funktion ausgestattet. Vorkonfigurierte Softwarelösungen bieten durch standardisierte Kernprozesse einen schnellen und vergleichsweise kostengünstigen Einstieg. Von Vorteil ist, wenn die Standardsoftware erweiterbar ist und sich mittels spezieller Funktionen und Workflows an Branchenspezifika anpassen lässt.

ERP Systeme: Integration und Industrie 4.0

Die durchgängige Verzahnung von Daten, Prozessen und Geräten zählt zu den großen Stärken einer ERP-Software. Die hohe Integrationsfähigkeit ermöglicht es, alle Daten aus allen Unternehmensbereichen einmalig zu erfassen, Prozesse zu vernetzen und Informationen zugänglich zu machen. Manuelle Datenerfassung und Medienbrüche gehören damit der Vergangenheit an. Die Automatisierung von Prozessen wird angestoßen und der Informationsaustausch wird verbessert. Zudem können moderne ERP-Systeme durch die Integration von IoT-Plattformen profitieren und so Industrie-4.0-Szenarien vorantreiben. Bestehende, geprüfte Prozesse sollten ins neue ERP-System integriert werden können.
 

Integriertes System

 
Weniger Schnittstellen – weniger Fehleranfällig. Eine einheitliche, anwenderfreundliche Benutzeroberfläche vereinfacht den Zugriff auf verschiedene Module und Bereiche. Updates und Änderungen sind leichter durchführbar und es steht ein zentraler Ansprechpartner an Ihrer Seite. Das ERP System als führendes Hauptsystem nutzbar, das Daten zentral bereitstellt. Für den Austausch mit Geschäftspartnern, Behörden oder anderen Systemen müssen standardisierte Schnittstellen zur Verfügung stehen.

 

International einsetzbar

 
Wenn Sie als Unternehmen auf internationaler Ebene agieren, benötigen Sie ein multilinguales ERP-System. Eingabemasken (auch unternehmensspezifische) sollten sich schnell anpassen und übersetzen lassen. Belege müssen ebenfalls in der jeweiligen Landessprache ausgestellt werden können. Viele ERP-Anbieter bieten mobile Softwarelösungen an, die auf die Anforderungen einzelner Fachbereiche zugeschnitten sind. Dadurch können Mitarbeitende ortsunabhängig auf aktuelle Daten zugreifen.

Vom ERP-Anbieter zum Sparringspartner

Der Hauptgrund dafür, dass ERP-Projekte scheitern, liegt in der Regel nicht an der Software, sondern an den unterschiedlichen Erwartungen, an unklaren Vorstellungen und Zielsetzungen, an unrealistischen Zeit- und Budgetplänen sowie einer dürftigen Dokumentation oder einem schwachen Projektmanagement. Eine zuverlässig gute und professionelle Betreuung während und nach der Implementierung sind essenziell. Die Einführung einer ERP-Lösung ist weit mehr als nur eine technische Herausforderung: Verantwortliche Projektleiter, Führungskräfte und Teams müssen hierarchieübergreifend einbezogen werden. Bei mehreren Standorten ist eine übergeordnete Projektorganisation erforderlich, welche die Kommunikation und den Ablauf synchronisiert und koordiniert. Im Idealfall wird der Einführungsprozess in verschiedene Phasen bzw. Ausbaustufen aufgeteilt. Jeder Implementierung folgt unmittelbar der Test zur Funktion, Integration und Prozessoptimierung durch das Anwender-Feedback. Dieses Vorgehen reduziert die Komplexität des Projekts und das Risiko für beide Seiten.
 

Der ERP-Anbieter sollte einen realistischen Projektplan ausarbeiten, der sowohl inhaltliche Themen als auch Faktoren wie Budget, Tages- und Saisongeschäft sowie Urlaube der Beteiligten berücksichtigt. Durch Schulungen und Weiterbildungen nach der Implementierung der ERP-Lösung steigern Sie die Akzeptanz unter den Mitarbeitern. Die persönliche Betreuung bei Fragen oder Fehlermeldungen sichert das fachliche Know-how der Key-User und damit Ihre Investition.
 

Kleinere, lokale ERP-System-Anbieter zeigen sich oftmals leistungsfähiger, da sie über fundiertes Fach- und Branchen-Knowhow verfügen. Zudem bauen Sie eine persönliche Beziehung auf und können „ein Softwareleben lang“ von einem verlässlichen Ansprechpartner profitieren.

 

Fazit: So finden Sie Ihr ERP-System

 

  • Konzentrieren Sie sich auf zentrale Prozesse und Funktionen.
  • Achten Sie auf Flexibilität und Customizing.
  • Setzen Sie auf Integrationsmöglichkeiten wie Internationalität oder Mobilität.
  • Legen Sie Wert auf eine kompetente Betreuung vor, während und nach der ERP-Implementierung.
  • Entscheiden Sie sich für ERP-Software, die die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche erfüllt.
  • Mehr zum Thema Branchenlösungen lesen Sie unserem Artikel „ERP-Systeme im Anlagen- und Maschinenbau“.