Großhändler erneuert ERP-System

Ettinger schraubt an der IT und optimiert Prozesse

Manchmal ist es Liebe auf den zweiten Blick – doch die ist bekanntlich sehr beständig. Seit Dontenwill das ERP-System bei der Münchner Ettinger GmbH erfolgreich eingeführt hat, ist daraus eine vertrauensvolle Partnerschaft geworden. Die Neueinführung war unausweichlich geworden, da das Vorgängersystem altersbedingt an seine Grenzen gestoßen war. Das neue sollte zukunftssicher und flexibel sein.

Ettinger entschied sich für die integrierte ERP-Lösung von Dontenwill, um damit besser für die Marktanforderungen und Kundenbedürfnisse gerüstet zu sein. Dafür galt es, die Einkaufsprozesse zu optimieren und zu vereinfachen, den Informationsfluss insgesamt zu verbessern und den Onlineshop neu zu strukturieren.

Hohe Lagerverfügbarkeit, schneller Versand

Ettinger ist für Geschäftskunden aus Industrie und Handel ein zuverlässiger und spezialisierter Partner für die Bereitstellung von elektronischen und mechanischen Bauteilen für die Elektronikfertigung. Das familiengeführte Unternehmen steht seit 1964 mit einem breiten Sortiment an Befestigungstechnik und Elektromechanik für Qualität „Made in Germany.“ Ein Team aus 60 Mitarbeitenden berät, plant, produziert, kommissioniert, packt und versendet Bauteile bedarfsgerecht und termintreu. Dafür hält der Großhändler auf mehr als 3000 m² Lagerfläche 160 Millionen Teile ständig verfügbar. Die Philosophie: Maximale Lieferfähigkeit und schnellstmögliche Zustellung.

Weniger Wildwuchs mit neuem ERP-System

Das alles funktioniert nicht ohne eine geeignete ERP-Software, die alle interagierenden Bereiche wie Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Einkauf und Versandhandelslogistik lückenlos miteinander verknüpft. Das lange eingesetzte zentrale System war hoch individualisiert und über Jahrzehnte gewachsen. Wie bei einem historischen ERP-Wachstum üblich, war bei manchen Prozessen eine Verbesserung ohne eine weitreichende Umstrukturierung kaum noch möglich. In Kombination mit teilweise aufwändigen, manuellen und in der Konsequenz unwirtschaftlichen Abläufen stieg der Druck, die Prozesse zu harmonisieren und ganzheitlich zu digitalisieren.

Zudem war das alte System verwundbar und störanfällig geworden: es bestand die reale Gefahr, dass es ausfallen könnte und nicht mehr reparabel wäre. Der Umstieg sollte deshalb möglichst schnell vollzogen werden. Da der ERP-Neueinführung jedoch eine umfangreiche Prozessberatung und -optimierung vorausgingen, war das allerdings kaum machbar. Aufgrund der massiven Dringlichkeit wurde ein Notfallplan für einen kurzfristigen vorzeitigen Umstieg ausgearbeitet.

Zitterpartie unter Zeitdruck

Das Damoklesschwert schwebte bis zum Schluss über dem Projekt, eine nervöse Unsicherheit darüber, ob das alte System durchhalten würde – oder nicht. Worst-Case-Szenarien begleiteten die Umsetzungs- und Einführungsphase. Am Ende hat alles reibungslos funktioniert, die Software hielt bis zum letzten Atemzug durch.

Christian Henkel, Leiter IT bei Ettinger, blickt zurück und gesteht: „Anfangs war ich, ehrlich gesagt, skeptisch. Aber je länger ich nun mit business express arbeite, desto besser finde ich das System. Es ist einfach und sehr gut. Die offene Systemarchitektur bietet die Möglichkeit, inhouse selbst kleine Anwendungen und Webservices zu schreiben und bestehende zu erweitern oder anzupassen. Von dieser Möglichkeit machen wir vielfach Gebrauch“, so Henkel.

Go-Live mit Gänsehaut

Es kam der große Tag: der Tag der Umstellung, von der Theorie zum Go-Live. Dabei wurde nichts dem Zufall überlassen, zu groß war die Gefahr eines ERP-Ausfalls und die damit verbundenen Konsequenzen. Es ging um alles, sprich: die stabile Aufgleisung des Webshops, des Einkaufs, der Versandstraße samt Versandsoftware und der vorgelagerten Kommissionierung mittels Funkscanner, der Buchhaltung und anderen Bereichen. Darum wurden im Vorfeld umfangreiche Tests durchgeführt, verschiedene Szenarien durchgespielt, Kundenaufträge eingetippt, kommissioniert und ein Versand ausgelöst. Alle Testläufe wurden akribisch dokumentiert und die meisten Mitarbeiter involviert. Eine stufenweise Ablösung war nicht möglich: darum wurde das Altsystem nach 18 Monaten Planung, Vorbereitung, Testing und Schulung innerhalb weniger Stunden durch business express abgelöst. Während der Umstellung gab es kaum Produktivitätsverlust oder Lieferverzögerungen.

Positiv überrascht

Zu den speziellen Herausforderungen des Einführungsprojektes mit 50 Usern, angebundenem Webshop, EDI und Funkscannern zählten ein besonders hoher Automatisierungsgrad in den nachgelagerten Bereichen der Auftragserfassung, ein Echtzeit-Status aller Aufträge sowie detaillierte Informationen zu Teillieferungen, Nachlieferungen und Versandkosten.

Bereits in der ersten Woche der Inbetriebnahme wurden 1006 neue Aufträge angelegt, 863 Dokumente gescannt und Rechnungen im Gesamtwert von fast 240.000 € gestellt. „Wir sind sehr positiv überrascht über die hohe Systemstabilität von business express. Wir hatten in den zwei Jahren Live-Betrieb keine nennenswerten Ausfällte des Systems“, lobt IT-Leiter Christian Henkel.

ERP sorgt für einfachen, effizienten Einkaufsprozess

Der tiefgreifende Transformationsprozess hat sich gelohnt: Der Einkauf ist jetzt deutlich schlanker, einfacher und besser. Davor wurde wöchentlich manuell eine Artikelliste erstellt – ein zeitaufwändiges Prozedere. Bei neuen Sonderteilen laufen alle relevanten Informationen vom Vertrieb, dem Einkauf und dessen Lieferanten, im Memosystem zusammen und keiner muss mehr alte E-Mails suchen, wenn der Kunde eine Bestellung aufgibt. Nachts lief eine Prüfung, welche Aufträge ausgeliefert werden müssen und am nächsten Morgen wurde der Papierstapel von oben nach unten abgearbeitet.

Heute läuft alles durchgängig digital, der Auftrag wird erfasst und freigegeben, dann wird geprüft, ob die ausreichende Menge vorhanden ist oder ein Teilversand ausgelöst werden soll. Die Verfügbarkeitsprüfung ist für Ettinger ein wertvolles Werkzeug für die Beschaffungsplanung. Sind alle Kriterien eines Auftrags erfüllt, geht dieser ans Lager, wo Mitarbeitende dank der Multifaktor-Priorisierung auf einen Blick sehen, was aufgrund eines Eilauftrags Vorrang hat, was ein Sonder- oder ein Standardauftrag ist. Der Vertrieb kann den Status eines Auftrags jederzeit einsehen und Änderungen vornehmen, solange die Bestellung noch nicht kommissioniert wurde.

Über Ettinger Elektronik-Bauelemente

25.000

Artikel im Sortiment

Exportmärkte

160 Mio.

Teile verfügbar

Anwender

Mit ERP-System: Mehr Sicherheit und Schnelligkeit

Ettinger konnte mit dem neuen ERP-System die Prozessgeschwindigkeit in allen Phasen erhöhen, auch die Erfassungsgeschwindigkeit von Aufträgen wurde optimiert und beschleunigt. Zudem hat der Großhändler jederzeit mehr Überblick über den Lagerbestand, offene Aufträge und offene Posten. Bei der Neueinführung wurde großer Wert auf verschiedene Prüfmechanismen gelegt.

Mit business express hat das Unternehmen jederzeit Einsicht in die Liste der offenen Posten, die Zahlungsfähigkeit, das Kreditlimit oder Sperrkennzeichen wie Insolvenz oder Rechtsstreitigkeiten. Die Prüfung erfolgt entlang der gesamten Wertschöpfungskette: von der Auftragserfassung bis zum Versand. Dontenwill hat für diesen ausgefeilten Prüfmechanismus eigens einen Algorithmus entwickelt.

Da die hauseigene Fertigung von Präzisionsteilen noch nicht an das ERP-System angebunden ist, soll als nächste Ausbaustufe das Produktionsmodul eingeführt werden. Die ERP-Software integriert alle relevanten Prozesse, unterstützt eine durchgängige Automatisierung und gestaltet Abläufe schnell und transparent. Integriert in die Auftragsverwaltung werden alle relevanten Daten zusammengeführt und in die entsprechenden Dokumente ausgegeben: rechtssicher und einfach, von der Angebotserstellung bis zur Zollrechnung. Mehr dazu finden Sie hier:

ERP für Handel & Großhandel

Wertschätzung und Weiterentwicklung

Roland Ettinger, der das Unternehmen zusammen mit seinem Vater Werner Ettinger in dritter Generation führt, reflektiert: „Als Familienunternehmen mit Tradition legen wir Wert auf Geschäftsbeziehungen mit Bestand. Mit Dontenwill haben wir einen zuverlässigen Partner gefunden, der die Weiterentwicklung und Wartung der Software sowie den Support langfristig gewährleistet.“

Marcel Mayer, Consultant bei Dontenwill, kann das nur bestätigen: „Aller Anfang ist schwer. Aber wir haben eine große Aufgabe gemeistert und gezeigt, dass unsere Software sehr viel kann und wir auch als Prozessberater unterstützen“. Der offene Umgang beider Seiten hat zu einer vertrauensvollen, konstruktiven Zusammenarbeit und gegenseitiger Wertschätzung geführt.

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