Elektronisch, effizient, unvermeidlich: Die E-Rechnung

Symbolbild eRechnung

Von der Hürde zum Digitalisierungstreiber

Die E-Rechnung ist da – und mit ihr eine der bedeutendsten Veränderungen im deutschen Rechnungswesen. Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Diese Umstellung geht weit über eine reine Anpassung an gesetzliche Vorgaben hinaus: Sie ist ein Meilenstein der Digitalisierung und soll die Effizienz im Geschäftsverkehr steigern. Doch insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen vor Herausforderungen. Wie gelingt der Übergang – und welche Chancen bietet die digitale Rechnungsverarbeitung?



Stufenweiser Übergang: Meilensteine der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise, um Unternehmen genügend Zeit für die Anpassung zu geben:

  • Seit dem 1. Januar 2025: Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format zu empfangen und zu verarbeiten.

  • Ab dem 1. Januar 2026: Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen im B2B-Bereich auszustellen und zu versenden. Allerdings können Papierrechnungen weiterhin verwendet werden, wenn der Empfänger zustimmt.

  • Ab dem 1. Januar 2027: Die Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich wird verpflichtend. Papierrechnungen sind dann nicht mehr zulässig, unabhängig von der Zustimmung des Empfängers.

  • Bis Ende 2028: Die Übergangsfrist für nicht interoperable EDI-Verfahren läuft aus. Unternehmen müssen spätestens zu diesem Zeitpunkt auf ein kompatibles digitales Format umgestellt haben.

Herausforderung für KMU: Warum die Umstellung nicht trivial ist

Für viele große Unternehmen ist die E-Rechnung längst Standard. Kleine und mittlere Unternehmen hingegen arbeiten oft noch mit papierbasierten oder manuellen Rechnungsprozessen, was den Übergang erschwert. Die größten Hürden sind:

  • Fehlende digitale Strukturen: Viele KMU setzen auf manuelle Buchhaltungsprozesse, Excel-Tabellen oder analoge Archivierungssysteme. Ein Wechsel zur E-Rechnung bedeutet für sie eine grundlegende Neustrukturierung.
  • Kosten für neue Softwarelösungen: Ohne ein kompatibles ERP- oder Buchhaltungssystem kann der Umstieg mit Investitionen verbunden sein. Tipp: Nutzen Sie Fördergelder wie den Digitalbonus.
  • Verständnis für Formate und Prozesse: XRechnung, ZUGFeRD, strukturierte Daten – die Begriffe klingen zunächst abstrakt. Die Notwendigkeit einer maschinenlesbaren Verarbeitung unterscheidet sich stark von der bisherigen Rechnungsabwicklung.
Frau sitzt mit Taschenrechner vor PC

Von der Pflicht zur Chance: Wie gelingt der Übergang zur E-Rechnung?

Ein zusätzlicher Aufwand, der allerdings voller Chancen steckt: Unternehmen bietet sich mit der Umstellung die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Wer den Wechsel strategisch angeht, profitiert von mehr Effizienz, weniger Fehlern und optimierten Abläufen. Doch wie gelingt der Übergang reibungslos?
 

  • Hybride Formate als Einstieg nutzen: Für Unternehmen ohne XML-Verarbeitungssysteme bieten hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD eine pragmatische Lösung. Sie kombinieren ein maschinenlesbares XML-Format mit einer vertrauten PDF-Ansicht, was den Einstieg erleichtert.
  • Die gesetztliche Pflicht zur revisionssicheren Archivierung besteht nicht erst seit der Einführung der E-Invoicing-Vorgaben. Um auch beim elektronischen Rechnungsversand die Compliance sicherzustellen, müssen Rechnungen manipulationssicher archiviert werden.
  • ERP-Systeme für eine nahtlose Integration nutzen: Wer langfristig manuelle Prozesse reduzieren und vollständig digital arbeiten möchte, setzt auf ein ERP-System mit integriertem Rechnungsworkflow. Das ermöglicht die automatisierte Erfassung, Prüfung, Freigabe und Archivierung von Rechnungen – effizient und rechtssicher.

ERP-System und E-Rechnung: Automatisierung satt Aktenberge

Das perfekte Duo: Ein ERP-System schafft die Voraussetzung für einen nahtlosen, digitalen Rechnungsworkflow. Dieser reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern bringt noch weitere Vorteile mit sich:
 

  • Automatisierte Verarbeitung: E-Rechnungen werden direkt ins System eingelesen, geprüft und weiterverarbeitet – ohne manuelle Eingaben oder Papierstapel.
  • Schnellere Freigabeprozesse: Rechnungen durchlaufen vordefinierte Freigabeprozesse, wodurch sich Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen.
  • Geringere Fehlerquote: Durch die maschinelle Verarbeitung sinkt die Gefahr von Zahlendrehern oder falschen Eingaben.
  • Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Rechnungen sind jederzeit im System abrufbar – inklusive Status, Historie und Freigabeschritten.
  • Kosteneinsparungen: Die digitale Verarbeitung spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten durch schnellere Zahlungsabwicklung und Skonto-Nutzung. Erfahren Sie mehr dazu:

Rechnungsworkflow

E-Rechnung: Jetzt umstellen und langfristig profitieren

Die E-Rechnung ist mehr als eine Pflicht – sie ist eine Chance zur digitalen Transformation. Die gesetzliche Vorgabe ist eine gute Gelegenheit, Buchhaltungsprozesse auf den Prüfstand zu stellen, zu optimieren und zukunftssicher auszurichten.
 
Je früher sich KMU mit der Umstellung befassen, desto eher profitieren sie von schnelleren Abläufen, geringeren Fehlern und Kosteneinsparungen. Mit einer klugen Strategie und einem passenden ERP-System lässt sich die E-Rechnung nahtlos in bestehende Abläufe integrieren.
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