Arbeitszeiten im Blick – mit dem PZE Portal

Mit dem Personalzeiterfassungssystem (PZE) erhalten Unternehmen und ihre Mitarbeiter eine Softwarelösung, die eine einfache wie exakte Erfassung der Arbeitszeiten ermöglicht. Digitalisierte Personalprozesse sorgen für mehr Übersicht, weniger Verwaltungsaufwand und eine einfache Datenerfassung: Über das webbasierte Portal zur Personalzeiterfassung können Stundensaldo, Urlaubskonto und Zeitbuchungen eingesehen und korrigiert sowie Absenzen eingereicht werden. Das Zeiterfassungssystem ist in das ERP-System business express integriert, so dass die Daten aller Mitarbeiter zentral gepflegt werden können.

 

Die vielerorts noch papierbasierten Genehmigungsprozesse und Freigabeverfahren (z.B. für Urlaubsanträge) verursachen einen hohen, zeitintensiven Administrationsaufwand. Abwesenheitsanträge wie Urlaub u.a. lassen sich über das Zeiterfassungssystem mit wenigen Klicks einreichen und freigeben – damit sind Antragstellungen per Papier passé. Das PZE Portal hilft Unternehmen dabei, administrative Prozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen und zu vereinheitlichen. Die webbasierte Plattform überzeugt durch eine klare, moderne und anwenderfreundliche Oberfläche.

Unbürokratisch und übersichtlich: Digitale Zeiterfassung

Die digitale Dokumentation der Arbeitszeit bietet viele Vorteile wie etwa die Minimierung von Administrationsaufwand und Verwaltungskosten. Mit der business express Zeitwirtschaft erhalten Sie ein rechtssicheres, datenschutzkonformes Instrument für die minutengenaue Erfassung von Arbeitszeiten. Mit dem Modul managen Sie effektiv und transparent alle Prozesse im Bereich der Personalzeiterfassung (PZE) und der Betriebsdatenerfassung (BDE).

Die Erfassung der personal-, projekt- und fertigungsbezogenen Zeiten kann am PC-Arbeitsplatz, über das stationäre Zeiterfassungsterminal oder mobil via App erfolgen. Die mobile Lösung für die Personalzeiterfassung liefert tagesaktuelle Daten: etwa zu den Arbeitseinsätzen des Außendienstes. Ein weiterer Bestandteil der Zeitwirtschaft ist das Führen diverser Konten (z.B. Urlaubskonto, Gleitzeitkonto etc.). Darüber hinaus lassen sich mit dem Modul verschiedene Arbeitszeitmodelle darstellen und verwalten. Die Arbeitszeit wird ohne großen Aufwand getrackt und Unternehmen haben die Auslastung aller Mitarbeiter auf einem Blick.

 
 

Factsheet

Zeiterfassung per App

 
 

Zeiten im Blick dank moderner Self-Services

Eine digitale Zeitwirtschaft vereinfacht und harmonisiert die Personalprozesse: Mit ihrer Hilfe lassen sich die Arbeitszeiten und Abwesenheiten von Mitarbeitenden einfach erfassen, kontrollieren, dokumentieren und auswerten. Arbeits- und Überstunden müssen nicht mehr von Hand aus einer Tabelle in das Lohnbuchhaltungsprogramm übertragen werden. Moderne Zeitwirtschaftssysteme entlasten die Mitarbeiter in der Administration und Personalabteilung.
 

Das Ende der Zettelwirtschaft

  • Einfache und flexible Zeiterfassung per ERP-Client, App oder RFID-Zugangskarte am be SmartDevice
  • Alle Arbeits- und Abwesenheitszeiten auf einen Blick
  • Verwaltungsaufwand sinkt durch Umstellung auf digitale Personalprozesse
  • Effizientes Arbeitszeitmanagement und moderne Self-Services
  • Schnittstellenmöglichkeit zu anderen Systemen
  • Webbasierte Workflows für Abwesenheitsanträge (Urlaub, Weiterbildung etc.) und Zeitkorrekturen

 

Zentrales Dashboard

Über das Home Dashboard erhalten angemeldete Mitarbeitende Auskunft über offene Aufgaben (Posteingang für ausstehende Anträge), eine Anzeige des aktuellen Urlaubskontos sowie eine Zusammenfassung der Zeitbuchungen für den aktuellen Monat. Über das PZE Portal haben Mitarbeitende jederzeit Einsicht über ihre geleisteten Überstunden, Fehlzeiten, An- und Abwesenheiten. Das System interagiert nahtlos mit PZE-Funktionalitäten in der ERP-Software business express, anhand derer sich auch verschiedene Arbeitszeitmodelle wie Festzeit, Gleit- und Teilzeit abbilden lassen.

Personalzeiterfassung - Dashboard Mitarbeiter
Personalzeiterfassung - Buchungsübersicht

Personalübersicht

  • Kontaktliste aller Mitarbeitenden, gruppiert nach Funktionen und Abteilungen
  • Anzeige des An-/Abwesenheitsstatus je nach Leseberechtigung und Datenschutz-Einstellungen
  • Filtermöglichkeiten nach eigenem Team, eigener Belegschaft und Abwesenheitsgründen
  • Personalübersicht mit vollen Zugriffsrechten auf den Abwesenheits-Status aller Mitarbeiter
  • Grafische Darstellung von Abwesenheiten und Abwesenheitsanträgen, des angemeldeten Mitarbeiters und der Kollegen
  • Strukturierte Übersicht der Urlaubsplanung aller Mitarbeiter

 

Anwesenheitsübersicht

  • Grafische Darstellung von Soll-Zeiten zur Kapazitätsplanung
  • Grafische Darstellung von Ist-Zeiten mit Zeitsalden im gewählten Zeitraum
  • Detailauskunft zum einzelnen Mitarbeitenden
  • Darstellung als Wochen- oder Monatsansicht
  • Filtermöglichkeit nach Abwesenheitsgründen
Personalzeiterfassung - Übersicht Kalenderwoche
Personalzeiterfassung - Dashboard Mitarbeiter

Eingereichte Anträge bearbeiten

Vorgesetzte können eingegangene Anträge direkt im Portal bearbeiten. Auch für die Personalabteilung ist der Antrag direkt aus dem business express Client heraus erkennbar und kann nachvollzogen werden. Der genehmigende Vorgesetzte wird hier direkt angezeigt.
 

  • Übersicht über alle eingegangenen Abwesenheitsanträge nach Status, Antragssteller, Schriftwechsel
  • Link auf des business express-Personalkonto des Antragsstellers
  • Funktionalität zum Genehmigen oder Ablehnen der Anträge
  • Automatische E-Mail-Benachrichtigung mit Antragsdetails
  • Chat-Möglichkeit zur direkten Kommunikation je Antrag

Workflowmanagement für Anträge

Eine digitalisierte Zeiterfassung stellt die Basis für automatisierte Workflows und beschleunigte Genehmigungsprozesse. Dank unterschiedlichster Reports erhält das (HR-) Management jederzeit den Überblick über die Personalplanung. Per Knopfdruck können Auswertungen und Statistiken abgerufen werden. Über das PZE Portal können Abwesenheits-Anträge gestellt werden. Alle in business express verfügbaren Abwesenheitsgründe (Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Elternzeit, Berufsschule etc.) können über das Portal schnell und einfach einfach per Buchung beantragt werden. Über die definierten Vorgesetztenverhältnisse lassen sich die alle beantragbaren Abwesenheitsgründe steuern.
 

  • Formular zum Beantragen einer Abwesenheit
  • Automatische E-Mail-Benachrichtigung mit Antragsdetails an den/die Vorgesetzte(n)
  • Chat-Möglichkeit zur direkten Kommunikation je Antrag
  • Übersicht über bestehende und vergangene Abwesenheitsanträge: Status,
  • Genehmiger/Ablehner, Schriftwechsel

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