Erfolgreiches Projektmanagement mit ERP

 

Warum die Fertigungsindustrie von integrierten Lösungen profitiert

 

Projektmanagement nimmt in vielen Unternehmen einen nicht mehr wegzudenkenden Stellenwert ein. Viele setzen inzwischen vermehrt Methoden des agilen Projektmanagements ein, wie etwa fortlaufende Prozessverbesserungen oder das Einplanen von Änderungen während des Projektverlaufs. Unternehmen bewegen sich mit den agilen Prinzipien weg von starren Prozessen und ermöglichen eine dynamische und flexible Projektsteuerung. Damit können sie  Änderungsaufträge schneller umsetzen. Der Terminus „agiles Projektmanagement“ steht für eine neue Denkweise im Projektmanagement, die der zunehmenden Komplexität von Prozessen Rechnung tragen soll.

 

Ob nun agil oder klassisch: Ohne entsprechende Planungs- und Steuerungsinstrumente sieht es im Arbeitsalltag dann eher so aus: „Wir haben uns verirrt, kommen aber gut voran“. Diese geflügelten Worte stammen vom Erfinder der strukturierten Analyse und Autor des Buches „Der Termin: Ein Roman über Projektmanagement“. Ohne gezieltes Projektmanagement geht es eben nicht, mit einer entsprechenden Software ersparen sich projektorientierte Unternehmen nicht nur Verirrungen, sie sparen auch Zeit und Kosten.

 
Allerdings kann in puncto Projektmanagement auch viel Potenzial verschwendet werden, nämlich dann, wenn die eingesetzte ERP-Software den Anforderungen in der Fertigungsindustrie nicht gerecht werden. Projektmanagement umfasst als Querschnittsaufgabe vielfältige Themengebiete, dazu zählen die Planung, die Überwachung, die Steuerung und der Abschluss eines Projekts. Je nach Projektart und Branche haben diese Themengebiete unterschiedliche Priorität.

 
Auf welche Aspekte Sie bei einer ERP-Software inklusive Projektmanagement achten sollten, fassen wir in diesem Artikel zusammen.

 

Rolle des Projektmanagements bei Produktionsprozessen

In nahezu allen Fachbereichen steigt der Anteil IT-gestützter (Produktions-) Prozesse und Dienstleistungen. Die Schaffung durchlässiger Organisationsstrukturen und die Umsetzung flexiblerer Steuerungsmechanismen gewinnen an Bedeutung: Auf dem Weg ins digitale Zeitalter passen viele Unternehmen ihre Organisationsstrukturen an, um die interne Vernetzung voranzutreiben. Dabei sei „es wichtig, alle Involvierten frühzeitig zu hören. So werden beispielsweise IT-Aspekte auch bei klassischen Produktionsthemen immer wichtiger.“ (Markefka, Hays)

 
Welche Rolle spielt nun softwaregestütztes Projektmanagement im Rahmen von Produktionsprozessen? Unternehmen, die ihre Produkte als Projekte betrachten, möchten diese auch effizient managen. Grundsätzlich ist eine ERP-Software mit integriertem Projektmanagement für alle Unternehmen sinnvoll, die Termine und Aufwände planen und überwachen wollen.

 
Für Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau, dem Sonderanlagen- oder Apparatebau ebenso wie aus der variantenreichen Serienfertigung bietet es sich an, auf eine passende Software zu setzen, die die Belange der Fertigungsindustrie konsequent mitdenkt und abbildet.

Insellösung vs. integriertes ERP-System

 

Viele Unternehmen nutzen nach wie vor Insellösungen wie Excel für ihr Projektmanagement, dabei ist hier eine ganzheitliche Betrachtungsweise essentiell. Der Einsatz einer Einzellösung ist auf folgenden Gründen kritisch:

 

  • Keine Vernetzung vor- und nachgelagerter Prozesse, Projekte werden isoliert betrachtet: Die Auswirkungen und Zusammenhänge von einzelnen Projekten aufeinander und die Auslastungssituation des Gesamtunternehmens werden bei der Projektplanung nicht berücksichtigt.

  • Mehr Aufwand, mehr Fehlerquellen: Die Pflege von Daten erfolgt in mehreren Systemen, was ein erhöhtes Fehlerpotential birgt und unnötigen Zeitaufwand bedeutet.

Mehrwert eines ERP mit integriertem Projektmanagement

 

1. Zentrale Datenhaltung
Dank zentraler Datenbasis und der Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu planen, reflektieren integrierte Projektmanagement-Lösungen die Anforderungen von produzierenden Unternehmen besser. In einem integrierten System fließen alle Plandaten zusammen, stehen abteilungsübergreifend zur Verfügung und werden im Kontext betrachtet.

 

2. Durchgängige Prozesse
Daten müssen nur einmal an einer zentralen Stelle eingepflegt werden und sind über alle Prozessstufen und Abläufe hinweg verfügbar. Lieferschwierigkeiten oder andere Verzögerungen bei vor- und nachgelagerten Prozessen sind auf einen Blick ersichtlich. Entsprechende Maßnahmen können schnell eingeleitet werden. Auch auf Auftragsänderungen kann schnell und flexibel reagiert werden. Aus jedem Projekt, jedem Produkt können zudem weiterführende relevante Informationen verknüpft werden. So lässt sich etwa der der Status von Fertigungsaufträgen einfach prüfen und es können zuverlässige Aussagen darüber getroffen werden, ob dieser im Zeitrahmen oder in Verzug ist.

 

3. Mehr Flexibilität, schnellere Reaktionszeit
Die Fertigungsindustrie kämpft mit zunehmendem Kosten- und Zeitdruck, unsichere, sich permanent ändernde Rahmenbedingungen tun ihr übriges. Flexibilität und schnelle Reaktionszeiten sind gefragt, wenn es darum geht, adäquat auf Veränderungen reagieren zu können. Dokumentationen und Auswertungen sind dafür die ideale Basis. Für das Projekt geleistete Aufwände (Ist-Stunden) werden exakt dokumentiert, Fortschritt, Termin und Budget können jederzeit überwacht werden.

 

4. Belastbare Kalkulation und Terminplanung
Ein ERP-System für Fertigungsunternehmen beinhaltet idealerweise eine mitlaufende Kalkulation: Damit lassen sich tragfähige Kalkulationen als auch verlässliche Termin- und Kostenpläne erstellen. Betriebe behalten so selbst bei häufigen Änderungen komplexer Projekte stets den Überblick und können so ihre Aufträge auf einem profitablen Niveau halten. Weiterhin lassen sich mit einem ERP-System komplexere Terminierungsszenarien abbilden, etwa wenn bestimmte Baugruppen projektbezogen, terminiert werden sollen.

 

5. Kommunikation innerhalb des Projektteams
An einem Projekt arbeiten meist mehrere Mitarbeiter – oft aus verschiedenen Abteilungen. Die abteilungsübergreifende Abstimmung kann sich dementsprechend schwierig gestalten Ein ERP-System schafft eine einheitliche Daten- und Informationsbasis, auf die Mitarbeitende jederzeit unternehmensweit Zugriff haben: das ermöglicht eine effiziente, transparente Kommunikation innerhalb des Projektteams.

Fazit: Alles im Blick dank vernetzter Prozesse

DeMarco bringt es auf den Punkt: „Es gibt unendlich viele Möglichkeiten einen Tag zu vertun; aber keine einzige, ihn zurückzubekommen.“ Es braucht heute mehr denn je passende Projektmanagement-Tools, um den Anforderungen einer globalen, volatilen Wirtschaft gerecht zu werden. Insellösungen und doppelte Datenhaltung sorgen allenfalls für doppeltes Fehlerrisiko, verlangsamte Reaktionszeiten und im Zweifel für verpasste Chancen.

 
Moderne ERP-Systeme verfügen über alle notwendigen Funktionen, die das Projektmanagement speziell für Fertigungsunternehmen vereinfachen. Damit können sie sich einfach und schnell einen Überblick über das Projekt verschaffen und das gesamte Projektteam auf dem Laufenden halten.

 

 

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