Noch up to date? Zur Nutzungsdauer von ERP

 

Alte ERP-Software: ausmustern oder aktualisieren?

 

„Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit“, besagt ein Sprichwort. So ergeht es auch manchen ERP-Systemen, die in die Jahre gekommen sind. Schließlich hat jedes Produkt eine bestimmte Lebensdauer. Eine Software hat meist mangels fehlender Funktionen, Benutzerfreundlichkeit oder veralteter Technologie ausgedient. Was dann? Viele Unternehmen sehen als Antwort auf diese Frage zwangsläufig die Anschaffung einer neuer ERP-Lösung. Doch das muss nicht sein.

 

Warum Sie sich mit der Nutzungsdauer von ERP-Systemen von Beginn an befassen sollten und wie Sie diese nachhaltig verlängern können, erläutern wir Ihnen in unserem Artikel.

 

Langlebige, leistungsstarke ERP-Software

 

ERP-Software gilt als Rückgrat der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur. Die Einführung ist in der Regel mit Investitionskosten verbunden – ein ERP-System ist daher grundsätzlich auf eine langfristige Nutzungsdauer ausgelegt. Durch die beständige Weiterentwicklung bleibt eine Software auf dem neuesten Stand und garantiert gleichzeitig einen Investitionsschutz. Technologien entwickeln sich rasant und Marktbedingungen ändern sich: Flexibilität, Modernität und Nutzungsdauer sind deshalb wesentliche Parameter bei Auswahl der richtigen Softwarelösung.

 

Softwarehersteller bieten aus diesem Grund regelmäßig Updates und Upgrades. Serviceleistungen und Releases werden individuell vereinbart und formal über Wartungsverträge bzw. Service Level Agreements (SLAs) zwischen Anbieter und Unternehmen abgebildet.

Der Trend: Häufigere Wechselzyklen bei ERP-Systemen

 

Die durchschnittliche Nutzungsdauer eines ERP-Systems lag zur Jahrtausendwende bei mehr als 15 Jahren. Seither hat sich viel verändert und die Wechselzyklen von ERP-Systemen – also die Dauer von der Neueinführung bis zum Umstieg auf ein komplett neues System – erfolgen heutzutage bereits innerhalb von weniger als zehn Jahren. Dabei gehört die Flexibilität sicherlich zu den wichtigsten Faktoren, warum ein Unternehmen einen Umstieg in Betracht ziehen: Veränderte Rahmenbedingungen ziehen häufig eine Adaption der Geschäftsprozesse nach sich: Viele ERP-Systeme verfügen jedoch über ungenügende Anpassungsmöglichkeiten, weshalb sie einem flexibleren Nachfolger Platz machen müssen.

 

Ein weiterer wichtiger Grund für die verkürzte Nutzungsdauer von ERP-Systemen stellt der Umstieg von On-Premise auf cloudbasierte ERP-Lösungen dar. On-Premise Software wird lokal im eigenen Netzwerk eines Unternehmens installiert und betrieben, was einen nicht unerheblichen administrativen Aufwand mit sich bringt. Cloud-ERP wird hingegen auf externen Servern gehostet und die Wartungsarbeiten werden vom Anbieter übernommen. Damit sind Cloud-Lösungen weniger zeitaufwändig und im Ergebnis meist günstiger.

 

Die weit verbreitete Meinung, Customizing und Anpassungen seien zu teuer, begünstigen ebenfalls den Umstieg auf ein neues ERP-System. Als Folge einer verkürzten Nutzungsdauer von ERP-Systemen können Unternehmen zwar flexibler, schneller und gezielter auf Veränderungen reagieren; doch bringt jede Neueinführung neue Anschaffungskosten mit sich und bindet zudem Zeit und andere Ressourcen.

Der Gegenentwurf: ERP-Systeme mit langer Nutzungsdauer

 

Trotz des Trends in Richtung kürzere Nutzungsdauer existieren am Markt nach wie vor Anbieter, die in einer längeren Nutzungsdauer Vorteile sehen und ihre ERP-Systeme entsprechend aktuell halten. Ein intelligentes System wächst mit dem Unternehmen und seinen veränderten Anforderungen. Es wird kontinuierlich weiterentwickelt und ist dadurch funktional, technologisch und gesetzesseitig immer auf dem neuesten Stand. Die längere Nutzungsdauer bietet Unternehmen einen nachhaltigen Investitionsschutz, mit dem sie Zeit und Kosten einsparen.

 

Ein langlebiges, flexibles ERP-System schafft Beständigkeit und spart dadurch Zeit, Aufwand und Kosten, die durch kurze Wechselzyklen entstehen.

 

  • die Zufriedenheit mit dem aktuellen System kann durch Anpassung und Weiterentwicklung sichergestellt werden
  • ein Wechsel zu einem neuen ERP-System ist risikobehaftet, da keinerlei Informationen vorliegen, ob die neue Software die Erwartungen erfüllt
  • die mitunter aufwendige Einarbeitung in ein neues System sowie die damit einhergehenden Schulungskosten entfallen
  • ein häufiger Wechsel kann Stress und Unzufriedenheit bei Mitarbeitern auslösen; ein langlebiges System wirkt mit Prozess- und Anwendersicherheit dagegen
  • Skaleneffekte bleiben erhalten; ein Wechsel kann sich negativ darauf auswirken, da die Produktivität nach Einführung eines neuen Systems sinkt

Mehr Planungssicherheit, weniger Wechselkosten mit zeitgemäßer ERP-Software

 

Ein zukunftsfähiges ERP-System erlaubt eine nachhaltige Planung und Administration, ohne die Vorteile der Flexibilität einzubüßen. Die langfristige Bindung an die ERP-Lösung Ihres Vertrauens ermöglicht eine stetige Weiterentwicklung und Anpassung aller relevanten Prozesse. Mit einer sorgfältigen Vorbereitung vor der Einführung eines ERP-Systems sind Sie als Unternehmer auf der sicheren Seite und können die Möglichkeiten, die Nutzungsdauer von ERP-Systemen zu verlängern, voll ausschöpfen.

 

Tipp 1: Halten Sie Ihre Infrastruktur up-to-date

 

Ziehen Sie insbesondere Anbieter in Betracht, bei denen Sie eine Update-Garantie auch mehrere Jahre nach dem Kauf erhalten. Unser ERP-System „business express“ schnitt bei der ERP-Studie von Trovarit in den Punkten „Anpassbarkeit und Flexibilität“ sowie „Customizing“ mit sehr guten Ergebnissen ab.

 

Tipp 2: Nutzen Sie die Chancen von Customizing

 

Kundenspezifische, updatefähige Anpassungen bieten ein hohes Maß an Flexibilität und können in Zusammenarbeit mit dem richtigen Anbieter auf individuelle Bedürfnisse und das Budget abgestimmt werden.

Fazit zur Nutzungsdauer von ERP-Systemen

 

Die Erkenntnis, dass ein bestehendes ERP-System unter ein paar Alterserscheinungen leidet, bedeutet nicht zwangsläufig den Umstieg auf eine komplett neue ERP-Lösung. Letztendlich hängen die Instandhaltung und Nutzungsdauer von individuellen Faktoren und dem jeweiligen Wartungs- und Lizenzmodell ab. Fakt ist: durch proaktive Maßnahmen kann die Nutzungsdauer positiv beeinflusst und verlängert werden.

 

Unternehmen sollten diese Faktoren bei der Auswahl einer geeigneten ERP-Software berücksichtigen und für sie geeignete SLAs vereinbaren. Unabhängig davon erhöht eine regelmäßige Datenpflege durch die daraus resultierende Datenqualität den Mehrwert Ihres ERP-Systems.

 

Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, in wenigen Schritten das passende System für Ihr Unternehmen zu finden und damit den Startschuss für eine langfristige ERP-Erfolgsgeschichte zu setzen.