Die papierlose Fertigung beginnt im ERP

Männllicher Mitarbeiter mit Tablet und junge Frau an Maschine

Papierbasierte Fertigungsprozesse sind im Alltag vieler produzierender Unternehmen nach wie vor Realität – mit allen bekannten Nachteilen: Medienbrüche, Zeitverlust, Fehleranfälligkeit. Dabei geht es längst nicht mehr nur darum, Papier zu sparen. Wer seine Produktion zukunftsfähig aufstellen will, braucht digitale Prozesse – direkt auf dem Shopfloor, in Echtzeit, durchgängig vernetzt.

Die papierlose Fertigung ermöglicht genau das: transparente Abläufe, automatische Rückmeldungen und eine deutlich bessere Planbarkeit. Sie sorgt für durchgängig digitale Produktionsprozesse – schneller, effizienter und fehlerfreier. Doch was hält viele Unternehmen davon ab? Zeit, das Thema näher zu beleuchten und mit ein paar Vorurteilen aufzuräumen.

Was bedeutet papierlose Fertigung?

Papierlose Fertigung beschreibt den vollständig digitalen Produktionsprozess – vom Auftrag bis zur Rückmeldung. Sämtliche papierbasierten Abläufe werden dabei durch digitale Systeme ersetzt. Dokumente, Checklisten, Fertigungsaufträge, Prüfprotokolle und Rückmeldungen sind digital verfügbar, vernetzt und in Echtzeit auswertbar. Für die papierlose Fertigung braucht es keine Vielzahl an Einzelsystemen. Entscheidend ist ein ERP-System, das zentrale Funktionen wie MDE, BDE, Feinplanung und Kapazitätssteuerung bereits abdeckt. So entsteht ein durchgängiger Datenfluss ohne Medienbrüche. Das ERP-System stellt nicht nur digitale Aufträge bereit, sondern sammelt auch Rückmeldungen aus der Fertigung – etwa zu gefertigten Mengen, Bearbeitungszeiten oder Störungen. Diese Daten bilden die Grundlage für Auswertungen, Nachkalkulationen und eine vorausschauende Planung.

Zugleich stellt das System alle relevanten Informationen für den Shopfloor bereit, etwa in Form digitaler Joblisten: strukturierte Auftragsübersichten, die Mitarbeitenden an der Maschine alle nötigen Details liefern. Betriebs- und Maschinendaten werden direkt im ERP-System erfasst: automatisch über Schnittstellen zur Maschine (MDE) oder manuell über digitale Endgeräte (BDE). Das Ergebnis ist ein vollständiges und aktuelles Abbild der Fertigung. Papier und Doppelerfassungen gehören damit der Vergangenheit an. Moderne ERP-Systeme ermöglichen die direkte Anbindung von Maschinen wie CNC-Anlagen oder Wellrohrschneidern. Produktionsdaten, Aufträge und Rückmeldungen fließen in Echtzeit – ohne Umweg über Papier oder zusätzliche Schnittstellen. Auch Steuerbefehle lassen sich zentral aus dem ERP heraus senden. So wird die Fertigung nicht nur transparent, sondern effizient, fehlerfrei und digital gesteuert.

Vorteile auf einen Blick

Höhere Effizienz: Wegfall manueller Schritte, schnellere Durchlaufzeiten
Weniger Fehler: Keine Übertragungsfehler durch manuelle Dokumentation
Einfache Rückverfolgbarkeit: Jeder Schritt ist dokumentiert und nachvollziehbar
Transparente Abläufe: Alle Beteiligten arbeiten mit den gleichen, aktuellen Daten
Zukunftsfähigkeit: Basis für Automatisierung und datengetriebene Entscheidungen
Effizientere Materialflüsse: Automatische Buchungen entlasten Lager und Disposition
Dynamische Steuerung: flexible Anpassung von Prozessen und optimale Nutzung von Maschinenkapazitäten
Bessere Qualität: Digitale Prüfprotokolle ersetzen manuelle Checklisten, Abweichungen werden schneller erkannt und sauber dokumentiert

Papierlose Fertigung statt Zettelwirtschaft

Allen Vorteilen zum Trotz wandern Informationen in vielen Industrieunternehmen noch immer auf Papier durchs Werk, quer durch Abteilungen und Prozesse. Arbeitsanweisungen, Prüfprotokolle oder QM-Dokumente kursieren in unterschiedlichen Versionen. Es entstehen unnötige Kopien, Missverständnisse und Fehler, etwa in der Arbeitsvorbereitung oder bei der Produktion. Das bremst Prozesse aus, erschwert die Rückverfolgbarkeit und wirkt sich letztlich auf die Produktqualität aus.

Von einer vernetzten, durchgängigen Fertigung sind solche Unternehmen weit entfernt. Papierlos zu arbeiten heißt nicht, einfach E-Mails oder Excel-Listen einzuführen. Es bedeutet, Informationen zentral bereitzustellen: digital, aktuell und für alle Beteiligten jederzeit abrufbar. Wer seine Fertigung digital organisiert, schafft kurze Wege, klare Abläufe und eine solide Basis für Qualität, Effizienz und Zukunftsfähigkeit.

Männlicher Techniker bedient CNC-Maschine

Papierlose Fertigung: Häufige Vorurteile – und was wirklich zählt

Die Vorteile der papierlosen Fertigung sind meist bekannt, doch bei der konkreten Umsetzung herrscht oft Unsicherheit: Wo anfangen, wie vorgehen, was beachten? Der Druck ist hoch, die Ressourcen knapp und viele Unternehmen scheuen den Aufwand eines vermeintlich großen Projekts. Zeit, mit einigen Missverständnissen aufzuräumen.

„So ein Projekt ist zu groß für uns.“
Papierlos starten heißt nicht, alles auf einmal umzuwälzen. Beginnen Sie mit der digitalen Auftragsbearbeitung. Sobald Fertigungsaufträge im ERP geplant und freigegeben sind, lassen sie sich direkt an Maschinen oder Terminals übermitteln – ein erster, praxisnaher Schritt hin zur vernetzten Fertigung.

„Unsere Leute machen da nicht mit.“
Doch – wenn sie den Nutzen erkennen. Wer nicht mehr doppelt dokumentieren muss und auf einen Blick alle Infos hat, ist schnell überzeugt. Wichtig: früh einbinden, gut kommunizieren und die Vorteile für den Alltag klar machen. Auch praxisnahe Schulungen und digitale Assistenzsysteme wie Tablets oder Terminals helfen, die Umstellung zu erleichtern.

„Unsere Maschinen sind zu alt – das funktioniert bei uns nicht.“
Auch ältere Maschinen lassen sich mit Retrofit-Lösungen digital anbinden – etwa über Sensoren, IoT-Adapter oder standardisierte Schnittstellen. Je nach Anlagenstruktur ist das oft mit überschaubarem Aufwand möglich. Voraussetzung ist ein ERP-System, das solche Signale flexibel verarbeiten und in den Prozess integrieren kann.

Echtzeit statt Excel im Shopfloor

Damit die Fertigung digital funktioniert, müssen Systeme, Maschinen und Mitarbeitende nahtlos zusammenarbeiten. Ein integriertes ERP-System bildet dabei die zentrale Plattform: Es verknüpft Auftragsdaten, Maschinenzustände und Rückmeldungen und gibt Arbeitsschritte automatisch frei – zum Beispiel, wenn Material gebucht und Kapazitäten verfügbar sind. So entsteht die Grundlage für eine vorausschauende und stabile Produktionsplanung.

In der papierlosen Fertigung laufen alle Informationen digital zusammen: Fertigungsaufträge gelangen direkt aus dem ERP an die Maschine, Arbeitsanweisungen stehen am Bildschirm bereit, Rückmeldungen erfolgen über Tablet oder Terminal. Betriebs- und Maschinendaten fließen automatisiert ins System zurück und stehen für Auswertungen und die weitere Steuerung zur Verfügung. Unterstützt durch IIoT-Technologien entsteht so ein konsistenter Datenfluss – vom Auftrag bis zum letzten Fertigungsschritt.

So gelingt der Einstieg in die papierlose Fertigung

Einzelne Prozessschritte sollten nach und nach digitalisiert werden. Wer modular startet, kann den Ausbau flexibel gestalten – ganz nach den eigenen Möglichkeiten und Prioritäten. Eine erfolgreiche ERP-Einführung beginnt mit einer guten Vorbereitung. Dazu zählen eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse, eine saubere Datenbasis und ein realistischer Blick auf die eigenen Anforderungen. Wer frühzeitig definiert, wo der größte Nutzen liegt, kann mit einem passenden Pilotbereich starten. Ebenso wichtig ist es, Rollen und Zuständigkeiten im Projekt zu klären und die Mitarbeitenden aktiv einzubinden – durch transparente Kommunikation, gezielte Schulung und praxisnahe Tests.

ERP-System als digitales Rückgrat
Ein flexibles ERP-System bildet die Basis der papierlosen Fertigung. Es verknüpft Auftragsdaten, Maschinenanbindung und Rückmeldungen in einem zentralen System – von der Planung bis zur Auswertung. Wer hier ansetzt, legt den Grundstein für durchgängige und medienbruchfreie Prozesse.
Rückmeldungen und Datenerfassung digital integrieren
BDE und MDE werden direkt im ERP-System erfasst: manuell am Terminal oder automatisch über Schnittstellen zur Maschine. Rückmeldungen zu Aufträgen, Störungen oder Ausschuss laufen zentral zusammen und bilden die Basis für Auswertungen, Steuerung und Optimierung.
Maschinen und Shopfloor intelligent vernetzen
Über IIoT-Plattformen und direkte ERP-Anbindungen lassen sich Maschinen gezielt steuern und überwachen. Fertigungsaufträge werden digital an den Shopfloor übermittelt, Arbeitsanweisungen stehen in Echtzeit zur Verfügung. So entsteht eine vernetzte Produktionsumgebung mit aktuellen Daten, klaren Abläufen und maximaler Transparenz.

Fazit: Wer zögert, verliert den Anschluss

Papierlose Fertigung ist nicht nur ein Effizienztreiber, sondern ein Wettbewerbsvorteil – vor allem für KMU mit Blick nach vorn. Der Weg zur papierlosen Fertigung muss nicht kompliziert sein, aber er braucht eine klare Strategie und die richtigen Werkzeuge. Mit einem flexiblen ERP-System wie business express lassen sich digitale Fertigungsprozesse schrittweise und passgenau einführen. Der Mehrwert zeigt sich schnell: bessere Planbarkeit, reibungslosere Abläufe und mehr Transparenz auf allen Ebenen.

Die Belegschaft profitiert durch klar strukturierte Abläufe, weniger manuelle Tätigkeiten und eine spürbare Entlastung im Alltag. Wer sich jetzt digital aufstellt, spart nicht nur Papier und Zeit, sondern schafft die Grundlage für schnellere Abläufe, bessere Entscheidungen und zufriedene Kunden. Als Unternehmen aus der industriellen Produktion möchten Sie mit der papierlosen Fertigung loslegen? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch!