ERP sorgt für präzise Prozesse

Von analog zu automatisiert

Hein & Oetting steht seit über 30 Jahren für Präzisionsarbeit auf höchstem Niveau. Mit seinen 90 Mitarbeitenden fertigt das Unternehmen anspruchsvolle Bauteile für die Luftfahrt, Medizin- und Lasertechnik. Flexibilität und technische Exzellenz sind dabei nicht nur in der Produktion gefragt – auch die Abläufe dahinter müssen effizient, schlank und fehlerfrei sein.

Um diesen hohen Ansprüchen gerecht zu werden, vertraut Hein & Oetting seit 2005 auf die ERP-Software von Dontenwill. Mit dem flexibel mitwachsenden System haben die norddeutschen Feinwerktechniker ihre Abläufe konsequent optimiert – und bleiben damit wettbewerbsfähig und effizient.

Zunächst konzentrierte sich die Nutzung auf grundlegende Funktionen wie Artikel- und Personaldatenverwaltung. „Früher haben wir das ERP-System etwas stiefmütterlich behandelt und eher als es eine Art Artikeldatenbank und Personalverwaltung genutzt – es hat funktioniert, aber wir haben uns nicht mit den Standards auseinandergesetzt, die uns hätten helfen können“, erinnert sich Jan-Daniel Bächer, zuständig für Prozess- und Qualitätsmanagement bei Hein & Oetting. Das Wachstum des Unternehmens brachte einen steigenden Bedarf mit sich, das volle Potenzial des Systems auszuschöpfen und die Prozesse an die wachsenden Anforderungen weiterzuentwickeln.

Von Zettelwirtschaft und Magnettafeln zu digitalen Prozessen

Ein erster Meilenstein auf dem Weg zur weiteren Digitalisierung war die Einführung des PZE-Portals, das die Verwaltung von Arbeits- und Abwesenheitszeiten digitalisierte. „Früher haben wir Urlaubsanträge per Zettel bearbeitet. Die wurden handschriftlich ausgefüllt, in der Personalabteilung eingetragen und später zurückgegeben“, beschreibt Bächer. „Das führte oft zu Problemen, wie verschwundenen Zetteln oder mangelnder Übersicht für die Teamleiter.“ Mit der webbasierten Lösung sind diese Probleme passé. Mitarbeitende können ihre Anträge jetzt digital stellen und in Echtzeit überprüfen während Führungskräfte einen direkten Überblick über die Ressourcenplanung ihrer Teams haben.

„Das Portal schafft nicht nur deutlich mehr Transparenz, sondern spart uns auch enorm viel Zeit – vor allem in der Personalabteilung, da das händische Eintragen entfällt“, erklärt Bächer. „Außerdem ist das Portal weniger fehleranfällig, und die Mitarbeitenden schätzen die direkte Einsicht in ihre Konten.“ Anfangs gab es zwar Akzeptanzprobleme, eine gewisse Skepsis, die aber durch Schulungen und gezielte Einführungsgespräche schnell abgebaut werden konnten. Heute ist das PZE-Portal fester Bestandteil des Arbeitsalltags und nicht mehr wegzudenken.

Die digitale Revolution der Produktionsplanung

Noch komplexer war der Wechsel von den bewährten Magnettafeln hin zu einer digitalen Produktionsplanung. „Wir hatten eine Magnettafel, auf der alle Aufträge händisch geplant wurden. Jeder geänderte Liefertermin musste an mehreren Stellen manuell angepasst werden – auf der Magnettafel, der Arbeitskarte und im System – ein riesiger Aufwand“, berichtet Bächer.

Die Einführung der Kapazitätsgrobplanung bedeutete einen echten Kulturwandel. „Wir mussten lernen, anders zu denken. Die Tafel war zwar flexibel, aber extrem fehleranfällig und später durch die vielen Aufträge unübersichtlich, vor allem bei Änderungen. Die digitale Lösung ist transparenter und deutlich effizienter.“ Die Migration war allerdings aufwendig.

„Wir mussten alle Daten manuell ins System übertragen und sicherstellen, dass dabei keine wichtigen Informationen verloren gehen.“ In der Umstellungsphase wurden daher parallel beide Systeme genutzt. „Damit wir nichts übersehen, haben wir die neue Planung immer mit der alten abgeglichen“, so Bächer. Diese Übergangsphase dauerte rund sechs Monate.

Die neue Kapazitätsgrobplanung ermöglicht es Hein & Oetting, Engpässe frühzeitig zu erkennen und Spitzen besser zu managen. „Früher haben wir oft Hektik in die Produktion gebracht, weil uns die langfristige Planung gefehlt hat. Heute können wir realistisch vorausschauen“, betont Bächer. Diese Verbesserung spiegelt sich nicht nur in der internen Organisation, sondern auch in der Kundenzufriedenheit wider.

Automatisierung für mehr Effizienz

Ein weiterer Meilenstein war die Automatisierung der Materialbedarfs- und Bestellplanung. Kundenaufträge lösen nun einen automatischen Prozess aus, der den Primär- und Sekundärbedarf ermittelt und Bestellungen vorbereitet. „Das ist ein riesiger Schritt in Richtung Effizienz. Früher war das alles aufwändige, händische Arbeit,“ so Bächer. Heute laufen die Prozesse über Nacht und am nächsten Morgen stehen die Daten bereit. Die Automatisierung hat nicht nur die Fehlerquote gesenkt, sondern auch die Planungszyklen verkürzt. Das Unternehmen bleibt dadurch flexibel genug, um auf kurzfristige Änderungen reagieren zu können.

Die Fähigkeit, flexibel auf Kundenbedürfnisse einzugehen, ist eine der großen Stärken von Hein & Oetting. „Wir produzieren keine weiße Ware, sondern fast immer kundenspezifische Teile. Das macht die Planung komplex, aber auch spannend“, erklärt Bächer. Oft müssen neue Teile in kürzester Zeit entwickelt und produziert werden. „In solchen Fällen ist es entscheidend, dass unsere Systeme uns nicht ausbremsen, sondern unterstützen.“ Ein einzigartiger Ansatz ist dabei die Mehrmaschinenbedienung: Mitarbeitende arbeiten an mehreren Maschinen gleichzeitig, um die Produktivität zu steigern. „Das erfordert viel Koordination, aber es gibt uns die Flexibilität, die unsere Kunden erwarten.“

Das ERP der Zukunft

Auch für die Zukunft hat Hein & Oetting ehrgeizige Ziele. Aktuell steht die Einführung der E-Rechnung an, zudem ist die Integration von Logistikprozessen geplant. „Wir wollen unsere Lagerbuchungen weiter automatisieren und effizienter gestalten“, berichtet Bächer. „Unser Ziel ist es, ein System zu haben, das uns nicht nur heute, sondern auch in Zukunft optimal unterstützt.“ Dafür will sich Hein & Oetting weiter an den Standard des ERP-Systems anzupassen.

„Wir überlegen dreimal, bevor wir individuelle Anpassungen vornehmen, weil der Standard uns langfristig flexibler hält.“ Darüber hinaus denkt Hein & Oetting über den Einsatz von KI und Industrie-4.0-Technologien nach. „Es gibt sicherlich Potenzial, vor allem in der Qualitätskontrolle und Fehlererkennung. Aber in der Planung sehe ich noch Herausforderungen, da unsere Produktion sehr individuell ist“, gibt Bächer zu bedenken.

Über Hein & Oetting

Mitarbeiter

Anwender

Standorte

2005

Kunde seit

Transformationstreiber Wachstum

Hein & Oetting zeigt eindrucksvoll, wie ein Unternehmen durch die gezielte Nutzung eines ERP-Systems Herausforderungen meistern, neue Potenziale erschließen und die Wettbewerbsfähigkeit steigern kann. Vom Umstieg auf digitale Prozesse bis hin zur Automatisierung zentraler Abläufe – die Reise ist noch nicht zu Ende, doch die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft sind gestellt.

„Heute wissen wir das System mehr zu schätzen als je zuvor“, resümiert Bächer. „Es hat uns geholfen, transparenter, effizienter und flexibler zu werden – Eigenschaften, die in unserer Branche unverzichtbar sind.“ Mit dieser Strategie und einem klaren Fokus auf kontinuierliche Weiterentwicklung ist Hein & Oetting bestens für künftige Herausforderungen gerüstet.

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