Treumedizin verankert ERP als Rückgrat

Handgerät zur Patientenüberwachung mit Vitaldatenanzeige

Wenn jedes Detail zählt

Die gewachsenen Anforderungen der Medizintechnik hatten das alte Warenwirtschaftssystem der Treumedizin GmbH an seine Grenzen gebracht. Mit Dontenwill ERP hat das Unternehmen nicht nur ein neues System eingeführt, sondern seine internen Prozesse von Grund auf neu gedacht.

Ein Patientenmonitor auf der Intensivstation ist kein isoliertes Gerät. Er ist Teil eines fein abgestimmten Systems: Sensoren erfassen Vitaldaten, Alarmgrenzen geben lebenswichtige Hinweise, Zentralen vernetzen ganze Stationen. Und im Ernstfall zählt jede Sekunde.

Vom Gerätevertrieb zum Projekthaus

Treumedizin bündelt am Firmenstandort in Planegg bei München Konfiguration, Integration und langfristige Betreuung medizinischer Systeme. Als Philips Gold Partner für Patientenmonitoring und kardiologische Diagnostik liefert das Unternehmen nicht nur Hardware, sondern übernimmt Installation, Konfiguration und jahrelange Betreuung. Was früher ein klassisches Versandhandelsgeschäft war, ist heute zu rund 50 Prozent Dienstleistung: Wartungsverträge, Reparaturservice, komplexe Projektaufträge mit teils mehreren hundert Einzelkomponenten.

Das alte Warenwirtschaftssystem stammte aus der Versandhändler-Ära und war auf schnelle Einzelbestellungen ausgelegt. Keine Seriennummernverfolgung, kein Wartungsvertragsmanagement, kein Weg, einen Auftrag zu sperren, bis wirklich alle Teile eingetroffen waren. „Das alles konnte das alte System überhaupt nicht“, sagt Geschäftsführer Jacob Starzner. Als der Hersteller die Software 2022 abkündigte, war das, so Starzner, „das Todesurteil“. Der Schnitt war unvermeidbar.

Die Entscheidung für Dontenwill fiel nach einem strukturierten Auswahlprozess mit Leistungsverzeichnis und Total-Cost-of-Ownership-Analyse. Wichtig war ein Lizenzmodell als Einmalinvestition, ohne SaaS-Zwang. Entscheidend war am Ende das Vertrauen in den Partner und die Möglichkeit, vor Vertragsunterzeichnung ein Referenzunternehmen aus der Medizintechnikbranche zu besuchen.

Treumedizin über Dontenwill ERP

„Mit Dontenwill ERP können wir genau sagen, welches Gerät mit welcher Ausstattung wann wohin geliefert wurde. Und wenn es in drei Jahren zurückkommt, nachvollziehen, was wir verändert haben.“

Jacob Starzner, Geschäftsführer

Techniker erklären Philips Medizingerät im Servicebereich

Variantenvielfalt mit Verantwortung

Was nach Vertrieb klingt, ist in der Praxis ein hochdynamisches Konfigurationsgeschäft. Ein Patientenmonitor besteht aus einem Basisgerät, das durch 30 bis 40 Optionen ergänzt werden kann: physische Module, Softwarelizenzen, Zusatzkomponenten. Manche Bausteine lassen sich später austauschen, andere bleiben fest verbunden. Preise entstehen aus Abhängigkeiten, nicht aus einzelnen Artikelnummern.

„Diese unterschiedliche Artikelstruktur aus physisch anfassbaren Produkten, virtuellen Artikeln und Zusatzkomponenten hat es extrem umfangreich gemacht“, räumt Starzner ein. Für Marcel Maier, verantwortlicher Consultant bei Dontenwill, war deshalb klar: Hier greift keine Standardlogik. Das Hauptgerät steht oft mit null Euro im System, der Wert entsteht erst über die Optionen, nach klaren Regeln. Hinter dem Konfigurator steckt ein komplexes Geflecht aus Abhängigkeiten.

Veränderung unter Volllast

Hinzu kommt die regulatorische Ebene: Die Medizinproduktebetreiberverordnung verlangt jahrelange Nachweisbarkeit, welches Gerät in welcher Konfiguration wohin geliefert wurde. Starzner dazu: „Wenn ein Gerät in drei Jahren zurückkommt, müssen wir genau wissen, was wir verändert haben.“ Dontenwill ERP bildet das heute ab, einschließlich eines Automatismus, der herstellerspezifische Barcodes in lesbare Seriennummern übersetzt. Ein ERP-System muss in diesem Umfeld mehr leisten als reine Auftragsverwaltung. Es muss Komplexität in eine Struktur bringen. Auch wenn ein ERP-Wechsel selten geräuschlosverläuft verläuft, auch bei Treumedizin nicht. „In der Realität haben wir vielleicht drei Prozent der Funktionen vorher wirklich gesehen“, erinnert sich Starzner. „Die restlichen 97 Prozent mussten dann einfach funktionieren.“

Die größten Anpassungen brauchten jene Prozesse, die sich mit dem Geschäftsmodell am stärksten verändert hatten: Lagerverwaltung und Bestellprozesse. Überraschend reibungslos lief dagegen das Service- und Reparaturmodul: Dontenwill ERP brachte einen Standard mit, der bereits einen Großteil der Serviceprozesse abdeckte. Treumedizin entschied sich bewusst, mit einem noch nicht fertigen System in den Betrieb zu gehen und es im Tagesgeschäft weiterzuentwickeln. „Wir haben viel gelernt. Manches war sehr anstrengend, manches sehr wertvoll“, zieht Starzner Bilanz. Bis die neue Arbeitsweise in Fleisch und Blut überging, brauchte es fast ein Dreivierteljahr. Die nüchterne Bilanz steht für einen Go-live, der parallel zum Tagesgeschäft laufen musste.

Genau an dieser Stelle zeigte sich für Starzner auch der Wert des Blicks von außen: Was den Geschäftsführer dabei beeindruckt hat, war die Tiefe, mit der der Consultant in die internen Prozesse eintauchte. „Er kann nur Anstöße geben, aber die Ordnung im eigenen Haus müssen wir selbst schaffen“, sagt er. „Die Art und Weise, wie wir heute arbeiten, ist fundamental anders als vorher.“

Service, Seriennummern und Systematik

Besonders im Service zeigt sich, welchen Unterschied ein durchgängiges ERP-System macht. Reparaturen, Wartungen und Leihgeräte werden seriennummernbasiert abgebildet. Jede UDI wird erfasst, jede Konfigurationsänderung dokumentiert, jede Historie bleibt nachvollziehbar.

Für Starzner ist das kein theoretischer Fortschritt:„Jetzt kann ich sehr schnell auf Daten zugreifen: Was haben wir verkauft? Was haben wir geliefert? Wie haben wir es geliefert?“ Fragen, die man früher nur beantworten konnte, indem man Ordner wälzte und Lieferscheine durchforstete. Heute ist das Unternehmen weitgehend papierlos: Projektdokumentation, Warenbewegungen, Bestellprozesse – alles digital und für alle nachvollziehbar.

Transparenz verändert Entscheidungen

Auch im Controlling hat sich der Blick verändert: Jahresabschlüsse und Geschäftsberichte basieren auf einer konsistenten Datenbasis, Margenanalysen lassen sich differenzierter betrachten, Entscheidungen gewinnen an Stabilität, weil die Zusammenhänge im System sichtbar sind. ERP ist für Treumedizin kein abgeschlossenes Projekt, sondern eine Plattform, die weiter ausgebaut wird. Das integrierte CRM soll stärker genutzt werden, damit Vertriebsmitarbeiter und Techniker im Kundengespräch auf Gerätehistorien, Reparaturberichte und Rechnungen zugreifen können, ohne lange suchen zu müssen. Parallel dazu arbeitet Treumedizin daran, Leih- und Vertragsgeräte noch vollständiger im System abzubilden.

Zukunft mit System

Entscheidend ist für Starzner dabei vor allem eines: „Wichtig ist für uns, dass wir auch in Zukunft kompetente Ansprechpartner haben und nicht wieder bei null anfangen.“ Gerade in einem Umfeld, in dem Geräte, Dokumentation und Historien langfristig zusammengehören, ist Kontinuität mehr als Komfort.

Seinen Rat an andere Geschäftsführer, die vor einem ERP-Wechsel stehen, formuliert Starzner klar: Vor Projektstart auf jeden Fall ausreichend Zeit in die Prozessbeschreibungen investieren. Wie soll die Artikelstruktur aussehen? Wie der Bestellprozess? Wie ein Angebot? Wer das vorher klärt, spart sich teure Korrekturrunden hinterher. So entsteht ein System, das Verantwortung abbildet, Entscheidungen stützt und mit den Anforderungen wächst.

Sie wollen Ihre eigene ERP-Erfolgsstory?
Kontaktieren Sie uns!

Welche Herausforderungen bewegen Ihr Unternehmen? Im unverbindlichen Erstgespräch hören wir genau hin und zeigen, wie unser ERP-System Sie unterstützen kann. Rufen Sie uns an unter 089 / 23 11 48 0 oder schreiben Sie uns:

Erfolgreich mit ERP