Einfach, aber effektiv: Automatisierte Workflows

Was können Unternehmen tun, um den Anforderungen jetzt und in der Zukunft effektiv zu begegnen? Maßnahmen, die Sicherheit und Einfachheit fördern, helfen dabei, der Komplexität entgegenzuwirken. Das Thema Prozessautomatisierung gewinnt daher zunehmend an Bedeutung – auch, weil sich ändernde Marktanforderungen und dezentrale Organisationsstrukturen neue Lösungsansätze für Digitalisierungsprojekte erfordern. Automatisierte Abläufe steigern die Prozessqualität und die Effizienz, minimieren Kosten und helfen, Ressourcen einzusparen.

Workflow Modellierung und Ausführung

Digitalisieren, modellieren und setzen Sie mit unserer Workflow Automation selbst spezifische Workflows um – schnell und einfach. Mit unserem browserbasierten Tool können Unternehmen im Handumdrehen wiederkehrende Arbeitsabläufe auch ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse modellieren und mit leistungsfähigen Routinen automatisieren. Mit intelligenten Workflows vermeiden Sie Mehrarbeit und verkürzen die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten erheblich. Der ortsunabhängigen Zugriff verbessert überdies die innerbetriebliche Kommunikation über Standortgrenzen hinweg.

Die Prozessmodellierung ermöglicht Organisationen, unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche, ihre Geschäftsabläufe zu visualisieren und zu optimieren. Durch den Einsatz von Business Process Model and Notation (BPMN, deutsch Geschäftsprozessmodell und -notation) werden Arbeitsschritte auf einheitliche Weise und somit für alle Prozessbeteiligten leicht verständlich und nachvollziehbar dargestellt. Die Workflow Engine sorgt für die Ausführung der modellierten Arbeitsabläufe: damit profitieren Sie von einer umfassenden und verständlichen Prozessmodellierung, die auch für Fachanwender ohne BPMN-Kenntnisse geeignet ist. Modellieren Sie Prozesse mithilfe von Drag-and-Drop, positionieren Sie Elemente automatisch und nutzen Sie Elemente aus einer zentralen Ablage erneut. Die Workflow Modellierung ist Grundvoraussetzung für die konkrete Ableitung der Elemente eines Arbeitsablaufs, die Festlegung von Bedingungen und Regeln sowie die Automatisierung von Aktionen wie einer automatischen, revisionssicheren Ablage von Dokumenten und Informationen.

Factsheet

Vorteile automatisierter Workflows

Digitale, standardisierte und strukturierte Prozessketten
Verbesserte Transparenz durch nachvollziehbare Prozessdokumentation
Vereinfachung von sich wiederholenden Aufgaben
Vereinheitlichung von Arbeitsabläufen
Effektives Aufgabenmanagement durch systemseitig gelenkte Prozesse
Individuelle Regeln und Freigabelimits
Vermeidung von Medienbrüchen / Minimierung von Fehlerquellen
Verkürzte Durchlaufzeiten und Zeitersparnis durch Prozessautomatisierung

Workflow Modeller

Im graphischen Workflow Modeller wird der Prozess mit einem Start- und Endpunkt sowie den verschiedenen Tasks visualisiert. Ein Servicetask triggert eine automatische Aktion, ggf. in Interaktion mit einem externen System: Per OCR (Optical Character Recognition, dt.: optische Zeichenerkennung) können etwa Informationen strukturiert aus einem PDF ausgelesen und für den Workflow bereitgestellt werden. Das System kann auch Daten über den business express Application Server aus der be-Datenbank abfragen oder über eine Schnittstelle einen Dienst im Internet aufrufen. Bei einem Usertask wird eine Person zur Interaktion aufgefordert (z.B. Prüfung der Rechnung).

Programmieren ohne Programmierkenntnisse – mit Low Code

Low Code ist eine Methode der Anwendungsentwicklung, bei der das Programmieren nicht mehr auf der Basis von Textzeilen, sondern mit visuellen Hilfsmitteln erfolgt. Anstatt in einer technischen Programmierumgebung arbeitet Low Code mit einer modellgesteuerten Drag-and-Drop-Oberfläche. Der Low-Code-Trend wird sich weiter verstärken, da damit auch nicht-technische Prozessverantwortliche in die Lage versetzt werden, ihre eigenen Prozesse zu automatisieren. Akteure sämtlicher Ebenen der Entwicklungskompetenz (professionelle Entwickler, Programmiereinsteiger, Fachleute, Stakeholder in Unternehmen und Entscheidungsträger) können mit Low Code Workflows erstellen. Die Entwicklung wird besser zugänglich für Nutzer ohne technisches Fachwissen. Hierfür sorgen Funktionen, mit deren Hilfe sich der Entwicklungsprozess beschleunigen lässt.

Frei definierbare Oberflächen

Das Oberflächendesign für Usertasks kann als Formulardefinition hinterlegt werden. Bei Erstellung der Workflows können alle Eingabefelder definiert und ergänzt werden. Automatiktasks können genutzt werden, um die Eingabefelder mit Informationen vorzubelegen. Eingabefelder, deren Inhalte durch die Texterkennung per OCR nicht hinreichend sicher erkannt wurden oder eine erste Plausibilitätsprüfung nicht bestanden haben, werden farbig hervorgehoben. Fährt man mit der Maus über den Text, so erscheint eine Einschätzung, wie zuverlässig der Wert korrekt identifiziert wurde (OCR Confidence) bzw. das Problem, das bei der Plausibilitätsprüfung erkannt wurde.

Das business express Workflow Cockpit

Das Workflow Cockpit zeigt die BPMN-Diagramme der verfügbaren Workflows an. Fehlerhafte Prozessinstanzen können über das Monitoring lokalisiert und entsprechend angepasst werden. Für jede Prozessinstanz kann der genaue Ablauf – inklusive Zeitdauer der einzelnen Bearbeitungsschritte – abgerufen werden. Damit lassen sich Nadelöhre und Blockadestellen identifizieren und man erhält wertvolle Insights für die weitere Workflow Optimierung.